新体育館2023年2月9日に「新体育館移動式観覧席の入札に係る官製談合等調査特別委員会」が実施されました。
以下は委員会からの資料要求項目11項です。青文字は作成中（対応中）。赤文字は提出不可の項目としています。
①新体育館移動式観覧席の入札に関する起案から決定までの経過がわかる資料一式 契約課長対応
時系列の資料は作成中。まだ未完成。次回以降の委員会で提出予定。
②移動式観覧席が本体工事から外れて備品となった経過が分かる資料一式
契約課長対応（既存の保存している資料に限る）
③二社からの相見積もり資料一式
契約課長対応。
二社からの参考見積書と想定。
飯塚市の情報公開条例において非公開となっているため提出不可。
提出できない理由：
情報公開条例第8条第2号に抵触するため
④メーカーからの見積もり
スポーツ振興課長対応。資料が無いから提出できない。
提出できない理由：
見積もりを徴収していなかったため
⑤カタログ及びメーカーとのやり取り
スポーツ振興課長対応。カタログは提出可能。メーカーとのやり取りは資料が無いから提出できない。
提出できない理由：
メーカーとのやり取りを記録という形で残していないため
⑥見積りの際のやり取り
スポーツ振興課長対応。資料が無いから提出できない。
提出できない理由：
記録を取っていなかったから
⑦市役所内部へのやり取り
スポーツ振興課長対応。資料が無いから提出できない。
提出できない理由：
記録を取っていなかったから
⑧仕様書作成の準備段階の資料
スポーツ振興課長対応。資料があるから提出できる
⑨指名業者13社の指名願い提出の際の一連の文書
契約課長対応。要求資料は全部で5項目あり、全て提出
⑩希望業種分類表、物品当有資格者名簿（体育館の一回目の入札以降の資料）
契約課長対応。提出可能
⑪行政経営部長について懲戒処分が行われた際の、人事諮問委員会の資料及び会議録の提出
人事課長対応。令和4年12月26日付処分に関するものは、情報公開条例第8条 適用除外規定があり、当該項目を黒塗りにすれば提出できる
資料が無い場合とはどのような状況なのかを考えてみます。メール、メモ書き等の紙はエビデンスとして資料になります。
電話ベースの場合、メモを一切取ってない、あるいはメモ用紙を破棄した状況が想定できます。（電子メールは復元できますが、電話の音声は通信傍受をしていない限り、警察であっても音声復元することは不可能に近いためです。）
1億円弱という高額な取引に関する案件でログを残さない＝エビデンスを提出できないというのは、市役所の業務改善が急務なのではないかと思われます。透明性のある仕事をやって貰わなければ、役所の仕事に対する信用なんて無いに等しいからです。
ただし、メーカーと直接取引していない場合、つまり商社等の仕入れ業者などと直接取引するときは、直接取引先からの資料のみ手元にあるのかもしれません。新体育館移動式観覧席を物品扱いで工事ではないと判断して実行したときは、その可能性も考えられます。
ではどうやって市側は予算を組んだのでしょうか。価格知らないと予算取れないし入札公募しても想定外の金額だったらお金払えないから中止で、という滅茶苦茶な話になります。
小幡議員の答弁内で、
「予算はどうやって決めたのか？という質問に対し、当時、スポーツ振興課長はメーカー定価見積の8掛け（８０％）にしたという答弁をしたと答えている。」
え？知ってたんじゃん。って誰もが思うところ。
しかし、本委員会ではメーカー見積が無いという回答になっている。矛盾している。スポーツ振興課長によると、メーカーに見積もり依頼をせず、メーカーに定価を聞いてその価格から8掛けしたということのようだ。見積書という形ではないが、定価の8掛けがいくら、という部分については提出できるとのこと。
メーカーとのやり取りが無い＝仕様書作れないじゃん ということに関しては、メーカーのやり取りは何度かしているが記録を取っていない、だから提出できないということのようだ。記録は無くても記憶の部分だけでも提出することになった。ちなみに、やり取りのメモに関しては整理の時間が欲しいということ。
エビデンスを残すために
極めて簡単です。
・大事なことを電話で話したならば、その後メールでも確認のため文書として双方にログを残す
人間は並列作業を苦手とする生き物ですので、頭の中で処理しないこと。メモ派なら必ずノートに書き残すこと。
メモ派の方にお勧めなのは、Windows OS、Mac OSともにメモ帳機能があります。メモ帳の機能はデータとして保存することができ、データ量としても非常に軽いです。クラウドへのバックアップも容易ですので、案件ごとにフォルダを作成し、データ整理することを勧めます。
その際、ファイル作成時に案件名ー議題ー日時とするととても分かりやすく整理することができます。
例）
新体育館入札ー電話会議ログー20220314.txt
など